Controllare la modulistica

Formato e genesi della modulistica

Tutte le attività eseguite dal personale che sono previste nelle fasi delle procedure devono essere registrate per dimostrare che sono state compiute conformemente a quanto era stato determinato.

La struttura della modulistica del sistema deve essere semplice da utilizzare. Ciascun modulo deve essere intuitivo per essere efficacemente impiegato da chi deve compilarlo e chi deve consultarlo.

I contenuti di tale testo suggeriscono di creare una modulistica variegata che tenga conto delle esigenze di un contesto dinamico che difficilmente apprezza le attività “burocratiche”. Molti moduli possono essere realizzati anche attraverso i fogli Excel. Il foglio elettronico permette di registrare ed elaborare automaticamente i dati mentre i fogli word sembrano essere più adatti per registrare dichiarazioni, descrizioni e avvenimenti.

La regola fondamentale della modulistica è che questa non tollera moduli “orfani” e cioè non espressamente previsti dal documento dispositivo (che fa da genitore) come ad esempio la “procedura”.

Di seguito illustriamo come correlare la modulistica alle procedure riportando lo schema finale che deve essere dettagliato in ogni procedura in cui:

• Si elencano le fasi del processo
• Si identificano i responsabili delle fasi
• Si determinano i moduli che devono essere utilizzati per le registrazioni

Esempio relativo alla procedura relativa ai Finanziamenti per l’innovazione PROC-715 – Finanziamenti per l’innovazione:

Lo schema della modulistica

Nella maggior parte dei casi, ad una procedura corrispondono uno o più moduli che, come abbiamo detto in precedenza, possono assumere più formati: oltre a quello Word ed Excel è possibile anche concepire formati più spinti dal punto di vista grafico come nel caso dei Template che servono per raccogliere idee attraverso rappresentazioni grafiche.

Se osserviamo i moduli del sistema di gestione dell’innovazione, possiamo riconoscere la loro appartenenza dalla loro codifica che indica:

• il punto della Norma di riferimento
• la procedura (genitore) da cui il modulo nasce
• un titolo da cui si desumono i contenuti
• una sequenza alfabetica che lo ordina rispetto agli altri moduli

Esempio: il modulo MOD-715-A-Budget per l’innovazione appartiene alla procedura PROC-715 – Finanziamenti per l’innovazione e riguarda il requisito 7.5.1 della Norma e cioè Forme di finanziamento.

La modulistica in formato word

In formato Word conviene rendere tutta la modulistica che ospita contenuti descrittivi e spiegazioni. Seguono alcuni esempi di moduli che, per una questione di comodità e praticità vengono utilizzati con i programmi di videoscrittura o nella compilazione manuale.

Impegni della leadership

Questionario adeguatezza supporti

La modulistica in Excel

In un sistema di gestione la modulistica non si limita sempre a delle registrazioni di dati ma comporta anche la loro elaborazione. Si tratta di calcoli come somme, medie, scarti e rappresentazioni grafiche di grandezze e andamenti.

In questi casi è opportuno facilitare e rendere più celere il lavoro grazie all’impiego di modulistica in formato Excel.

La procedura PROC-720 – Persone e competenze ad esempio prevede le seguenti fasi

La fase relativa alla gestione della formazione e della cross pollination prevede quanto indicato di seguito dallo schema tratta dalla procedura:

Il modulo MOD-720-C-Registro formazione essendo deputato:

• all’elaborazione dei dati relativi ai test dei discenti
• al calcolo per la valutazione delle performance delle attività formative

Viene realizzato in formato Excel e riportiamo in basso la schermata

Ovviamente per ciascun modulo elettronico è necessario fornire, al personale che lo impiega, tutte le istruzioni per l’inserimento dei dati, per il calcolo e la valutazione dei risultati per questo è opportuno accessoriare il foglio di calcolo con un foglio Excel che ne riporti le istruzioni, come gli esempi che seguono in basso

Un altro esempio di modulistica in formato Excel che può facilitare la comprensione della struttura del foglio elettronico è quello che si riferisce alla procedura PROC-910 – Monitoring, dedicata al punto 9 della Norma e relativa al monitoraggio, alla misurazione e all’analisi delle performance tecniche e economiche delle iniziative di innovazione.

La procedura prevede che le registrazioni dei risultati ottenuti e l’elaborazione di questi in riferimento agli obiettivi stabiliti avvengano nel modulo in formato Excel MOD-910 – Performance dashboard di cui riportiamo la struttura per fare un esempio:

La modulistica con i template

In alcune circostanze di conduzione del sistema di gestione dell’innovazione può far comodo registrare i dati e le informazioni all’interno di schemi grafici precostituiti che favoriscono la comprensione del problema da risolvere e l’assunzione delle corrispondenti decisioni a riguardo.

La procedura PROC-760 – Strumenti e metodi, ad esempio, rende disponibili alcune metodologie che, se opportunamente impiegate, possono rendere maggiormente efficaci alcune attività che di solito precedono l’assunzione delle decisioni. Si tratta di metodologie che permettono di individuare, in maniera efficace ed efficiente, le soluzioni ai problemi che emergono nelle attività brain intensive e cioè quelle attività che riguardano, di solito, l’esplorare, il confrontare, il paragonare, l’analizzare, il valutare e il decidere.

I processi decisionali, con questa procedura, sono assistiti dalle seguenti metodologie:

• Backcasting
• Ricerca etnografica
• Analisi degli scenari
• Brainstorming
• Inclusive design

Le sessioni decisionali, in questi casi, sono documentate attraverso l’impiego dei template, che la procedura spiega come utilizzare, di cui riportiamo alcuni a titolo di esempio:

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Ovviamente i template, come abbiamo anticipato, sono accessoriati da opportune istruzioni di utilizzo all’interno delle procedure che li prevedono. Per l’impiego della tecnica del brainstorming, ad esempio, la procedura PROC-760 – Strumenti e metodi indica come di seguito:

Il modulo TEMP-760-D- Brainstorming viene successivamente illustrato nella sua parte “grafica” e nella sua parte “descrittiva” nella quale vanno registrati i risultati della seduta di brainstorming: